ABBYY verhilft Röchling zu einheitlicher Rechnungsverarbeitung in SAP

PR-Gateway: Automobilzulieferer erfasst Papier- und E-Mail-Rechnungen per Distributed Capture in regionalen Niederlassungen und verarbeitet diese standortübergreifend auf einer gemeinsamen Plattform zur Übergabe an SAP®

München, Deutschland (31. Mai 2016) - ABBYY Europe, ein führender Anbieter von Technologien und Lösungen für Dokumentenerkennung, Data Capture und Linguistik, hat die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen der Röchling Automotive AG & Co. KG vereinheitlicht und verbessert. Der Automobilzulieferer verarbeitet Rechnungen, die per E-Mail oder in Papierform in Niederlassungen in vier Ländern eintreffen, jetzt mit einer ABBYY-Lösung. Die Software erfasst die Dokumente, extrahiert Rechnungsdaten und gibt sie an nachgelagerte SAP-Systeme weiter. Röchling hat damit umständliche Arbeitsschritte optimiert, Standorte besser vernetzt und die Rechnungsverarbeitung konsistenter gestaltet.

Röchling Automotive ist ein Zulieferer von Kunststoffteilen für die Automobilindustrie. Die Niederlassungen in Deutschland, Tschechien, Belgien und den USA erhalten Rechnungen von etwa 2.000 Lieferanten in verschiedenen Sprachen und Formaten - das sind bis zu 50.000 Rechnungen jährlich. Rechnungsdaten wurden bislang bereits an jedem der Standorte automatisiert erfasst und in SAP-Workflows und Archivsysteme übergeben. Allerdings erlaubte die bisherige Lösung weder eine einheitliche Erfassung auf derselben Plattform (Distributed Capture), noch die Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Zudem war der Datenzugriff sehr langsam. Daher wünschten sich die Niederlassungen eine neue Lösung für die Rechnungsverarbeitung. Mit ABBYY FlexiCapture for Invoices hat Röchling die passende Softwarelösung gefunden.

"90% der Rechnungen in den USA treffen als E-Mail-Anhang ein. In Europa sind momentan noch viele Rechnungen papierbasiert, aber auch hier setzt sich der digitale Rechnungsaustausch langsam durch", erklärt Andreas Lupfer, Team Leader PLM / SAP Application Support, Röchling Automotive SE & Co. KG "Die bisherige Lösung konnte keine E-Mail-Rechnungen verarbeiten, sondern nur Dokumente, die sie von den angebundenen Scannern erhielt. Um alle Rechnungen in einem einheitlichen System zu verarbeiten, mussten wir elektronisch empfangene Rechnungen also erst ausdrucken und zusammen mit den Papierrechnungen wieder als PDF einscannen. Das ist natürlich ein sehr aufwendiger und eigentlich überflüssiger Arbeitsschritt. Das können wir uns jetzt sparen."

Rechnungen werden jetzt vor Ort gescannt oder aus elektronischen Postfächern direkt an die ABBYY-Lösung übermittelt. Die ABBYY Capture-Software extrahiert Kopf- und Fußdaten automatisch. Auf Basis der Resultate werden Dokumente, die einer manuellen Prüfung oder Korrektur der Erkennungsergebnisse bedürfen, den zuständigen Sachbearbeitern an den Verifizierungsstationen zugewiesen. Die validierten Daten werden schließlich an die Fachabteilungen zur Rechnungsprüfung und -freigabe und die passenden Workflows im SAP-System übergeben. Im Gegensatz zur vorherigen Lösung erlaubt ABBYY FlexiCapture for Invoices auch ein automatisches Systemtraining. Das heißt, dass charakteristische Rechnungen manuell ausgewählt werden können und vom System dann für zukünftige Rechnungen desselben Lieferanten herangezogen werden (zum Beispiel, um die Position zusätzlicher Rechnungsfelder zu bestimmen). Damit wird die Erkennungsrate kontinuierlich optimiert und Rechnungen neuer Lieferanten werden schneller besser erkannt. Über den DocumentRouter des ABBYY Partners KGS werden die erzeugten PDFs und extrahierten Rechnungsdaten direkt in die passenden SAP-Prozesse zur Weiterverarbeitung eingeschleust.

"Für einen einheitlichen, standortübergreifenden Prozess brauchten wir eine Lösung, die Rechnungen in allen benötigten Formen, Formaten und Sprachen verarbeiten kann", erklärt Vivien Rebsdat, Leiterin / Manager IT, Röchling Automotive SE & Co. KG. "ABBYY FlexiCapture for Invoices genügt all unseren Anforderungen und bietet herausragende Ergebnisse bei der Rechnungserfassung. Für unsere Mitarbeiter bedeutet das eine deutliche Entlastung. Auch mit der Projektbegleitung durch ABBYY sind wir sehr zufrieden. Als nächsten Schritt möchten wir mit ABBYY auch ZUGFeRD-kompatible Rechnungen verarbeiten."

ABBYY FlexiCapture for Invoices ist eine betriebsbereite Lösung für die automatisierte Rechnungserfassung im Kreditorenbuchhaltungsprozess. Basierend auf der Enterprise Capture Plattform ABBYY FlexiCapture bietet sie essenzielle Funktionalitäten in einer Fertiglösung, die dennoch flexibel an die jeweiligen Bedürfnisse, unternehmenseigene Prozesse und IT-Infrastrukturen angepasst werden kann. Die Lösung ist der Schlüssel zu einem effizienteren Kreditorenbuchhaltungsprozess, bietet volle Transparenz im gesamten Rechnungszyklus und hilft Unternehmen, Risiken zu minimieren. Darüber hinaus lässt sich die Lösung auch auf die Erfassung und Verarbeitung anderer Dokumententypen im Unternehmen, wie beispielsweise Formulare in der Kundenkommunikation, Personalakten, Bestellungen oder zum digitalen Posteingang erweitern und bietet somit maximale Investitionssicherheit.

Weitere Informationen zur Rechnungsverarbeitung für SAP finden Sie unter http://www.abbyy.com/de-de/sap-input-management .
ABBYY Europe ist ein Mitglied der ABBYY Gruppe und verantwortet Vertrieb und Marketing in Westeuropa. ABBYY ist ein führender Anbieter von Technologien für Dokumentenerkennung, Data Capture und Linguistik. Zum Produktportfolio gehören ABBYY FineReader Applikationen für OCR (Optical Character Recognition), ABBYY FlexiCapture Produktreihe für Data Capture, sowie Software Development Kits für Entwickler. ABBYY bietet Professional Services, um Kunden bei der Implementierung von Business Lösungen auf Basis der ABBYY Produkte zu unterstützen. Weltweit nutzen Unternehmen mit einem hohen Aufkommen an Papierdokumenten ABBYY Software zur Automatisierung zeit- und arbeitsintensiver Verarbeitungsaufgaben und zur effizienteren Gestaltung von Businessprozessen. Staatliche Institutionen setzen ABBYY-Produkte für großvolumige Projekte ein, darunter die Australische Steuerbehörde, die Litauische Steueraufsichtsbehörde, das Russische Bildungsministerium, das Ukrainische Bildungsministerium, die Regierung des Montgomery County in den Vereinigten Staaten und die Regierung von Kanada. Zu den Lizenznehmern der Erkennungs-Technologien von ABBYY zählen: BancTec, Canon, EMC/Captiva, Hewlett-Packard, KnowledgeLake, Microsoft, NewSoft, Notable Solutions, Samsung Electronics, u.v.m. ABBYY-Applikationen werden weltweit zusammen mit Geräten führender Hersteller ausgeliefert, darunter Epson, Fujitsu, Fuji Xerox, Microtek, Panasonic, PFU, Plustek, Ricoh, Toshiba, und Xerox. ABBYY ist ein global tätiges Unternehmen mit regionalen Niederlassungen in Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Spanien, den USA, Kanada, Ukraine, Zypern, Russland, Australien, Japan und Taiwan. Weitere Informationen über ABBYY finden sich im Web unter www.ABBYY.com.

ABBYY, das ABBYY Logo, ADRT, FineReader, Lingvo, FlexiCapture und PDF Transformer sind entweder registrierte Warenzeichen oder Warenzeichen von ABBYY Software Ltd. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.
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Christian Schwarzmann
Elsenheimerstraße 49
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Röchling Automotive ist ein Zulieferer von Kunststoffteilen für die Automobilindustrie. Die Niederlassungen in Deutschland, Tschechien, Belgien und den USA erhalten Rechnungen von etwa 2.000 Lieferanten in verschiedenen Sprachen und Formaten - das sind bis zu 50.000 Rechnungen jährlich. Rechnungsdaten wurden bislang bereits an jedem der Standorte automatisiert erfasst und in SAP-Workflows und Archivsysteme übergeben. Allerdings erlaubte die bisherige Lösung weder eine einheitliche Erfassung auf derselben Plattform (Distributed Capture), noch die Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Zudem war der Datenzugriff sehr langsam. Daher wünschten sich die Niederlassungen eine neue Lösung für die Rechnungsverarbeitung. Mit ABBYY FlexiCapture for Invoices hat Röchling die passende Softwarelösung gefunden.

"90% der Rechnungen in den USA treffen als E-Mail-Anhang ein. In Europa sind momentan noch viele Rechnungen papierbasiert, aber auch hier setzt sich der digitale Rechnungsaustausch langsam durch", erklärt Andreas Lupfer, Team Leader PLM / SAP Application Support, Röchling Automotive SE & Co. KG "Die bisherige Lösung konnte keine E-Mail-Rechnungen verarbeiten, sondern nur Dokumente, die sie von den angebundenen Scannern erhielt. Um alle Rechnungen in einem einheitlichen System zu verarbeiten, mussten wir elektronisch empfangene Rechnungen also erst ausdrucken und zusammen mit den Papierrechnungen wieder als PDF einscannen. Das ist natürlich ein sehr aufwendiger und eigentlich überflüssiger Arbeitsschritt. Das können wir uns jetzt sparen."

Rechnungen werden jetzt vor Ort gescannt oder aus elektronischen Postfächern direkt an die ABBYY-Lösung übermittelt. Die ABBYY Capture-Software extrahiert Kopf- und Fußdaten automatisch. Auf Basis der Resultate werden Dokumente, die einer manuellen Prüfung oder Korrektur der Erkennungsergebnisse bedürfen, den zuständigen Sachbearbeitern an den Verifizierungsstationen zugewiesen. Die validierten Daten werden schließlich an die Fachabteilungen zur Rechnungsprüfung und -freigabe und die passenden Workflows im SAP-System übergeben. Im Gegensatz zur vorherigen Lösung erlaubt ABBYY FlexiCapture for Invoices auch ein automatisches Systemtraining. Das heißt, dass charakteristische Rechnungen manuell ausgewählt werden können und vom System dann für zukünftige Rechnungen desselben Lieferanten herangezogen werden (zum Beispiel, um die Position zusätzlicher Rechnungsfelder zu bestimmen). Damit wird die Erkennungsrate kontinuierlich optimiert und Rechnungen neuer Lieferanten werden schneller besser erkannt. Über den DocumentRouter des ABBYY Partners KGS werden die erzeugten PDFs und extrahierten Rechnungsdaten direkt in die passenden SAP-Prozesse zur Weiterverarbeitung eingeschleust.

"Für einen einheitlichen, standortübergreifenden Prozess brauchten wir eine Lösung, die Rechnungen in allen benötigten Formen, Formaten und Sprachen verarbeiten kann", erklärt Vivien Rebsdat, Leiterin / Manager IT, Röchling Automotive SE & Co. KG. "ABBYY FlexiCapture for Invoices genügt all unseren Anforderungen und bietet herausragende Ergebnisse bei der Rechnungserfassung. Für unsere Mitarbeiter bedeutet das eine deutliche Entlastung. Auch mit der Projektbegleitung durch ABBYY sind wir sehr zufrieden. Als nächsten Schritt möchten wir mit ABBYY auch ZUGFeRD-kompatible Rechnungen verarbeiten."

ABBYY FlexiCapture for Invoices ist eine betriebsbereite Lösung für die automatisierte Rechnungserfassung im Kreditorenbuchhaltungsprozess. Basierend auf der Enterprise Capture Plattform ABBYY FlexiCapture bietet sie essenzielle Funktionalitäten in einer Fertiglösung, die dennoch flexibel an die jeweiligen Bedürfnisse, unternehmenseigene Prozesse und IT-Infrastrukturen angepasst werden kann. Die Lösung ist der Schlüssel zu einem effizienteren Kreditorenbuchhaltungsprozess, bietet volle Transparenz im gesamten Rechnungszyklus und hilft Unternehmen, Risiken zu minimieren. Darüber hinaus lässt sich die Lösung auch auf die Erfassung und Verarbeitung anderer Dokumententypen im Unternehmen, wie beispielsweise Formulare in der Kundenkommunikation, Personalakten, Bestellungen oder zum digitalen Posteingang erweitern und bietet somit maximale Investitionssicherheit.

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